¿Somos ya expertos en las videoconferencias?
Las videoconferencias se han convertido en un gran aliado durante la pandemia por la COVID-19, facilitando las relaciones profesionales y personales en unos tiempos que se ha impuesto el distanciamiento social. Por contra, han surgido nuevos fenómenos como la ‘’fatiga de Zoom’’, a causa de la sensación de hartazgo en el uso cotidiano de una herramienta que, hasta hace poco más de un año, era prácticamente desconocida para la mayoría.
Las aplicaciones y herramientas de colaboración y comunicación se han vuelto esenciales a la hora de mantener reuniones sociales en el teletrabajo o quedadas online con familiares y clases en línea. Desde que la pandemia irrumpió nuestras vidas, obligó a las empresas y administraciones públicas a dar un salto hacia la transformación digital, las videoconferencias han pasado a formar parte de nuestro día a día, facilitando la actividad y las relaciones laborales durante el teletrabajo. Incluso plataformas como Google Meet se actualizan con frecuencia ofreciendo mejoras en el audio e imagen integrando la Inteligencia Artificial (IA) para mantener la calidad independientemente de donde te encuentres. En general, las aplicaciones de videoconferencias hace un año que no dejan de implementar mejoras para hacer las reuniones virtuales más cómodas y ágiles como las últimas novedades de Teams y el modo presentador o Zoom y su Vista inmersiva. Pero, ¿somos realmente expertos en videoconferencias?.
La comunicación es clave para cualquier trabajo en remoto y aunque poco a poco muchas organizaciones han ido recuperando la presencialidad, todo apunta a que el teletrabajo ha venido para quedarse, al menos por una temporada. Durante más de un año con reuniones virtuales ininterrumpidas, las reglas de las videoconferencias han cambiado. Tener una ventana a los espacios personales de los compañeros durante el trabajo remoto, ha ayudado a verse como seres humanos completos en lugar de simples compañeros de trabajo.
Según Karin la directora ejecutiva de Speaker Dynamics y Joe Allen director del Centro para la Efectividad de las Reuniones, plasman en su libro “Suddenly Virtual: Making Remote Meetings Work” lo que han aprendido sobre las 8 nuevas reglas para Zoom en 2021:
- Las interrupciones no se ven mal. De hecho, el lloro de un bebe o que se cuele el gato o el perro hace las videollamadas más humanas. La recomendación: apagar el audio y el video, resolver el problema y, al regresar a la videollamada, pedir disculpas.
- Mantener la cámara siempre encendida. Las videollamadas con los asistentes con la cámara encendida son un 25% más efectivas.
- Dar comentarios a los presentadores u organizadores
- Cuidar el fondo, tanto la iluminación como la calidad del audio. Hay a quien no le acaban de convencer los fondos virtuales ficticios pero también hay personas que reconocen que prefieren un fondo virtual en espacios compartidos donde pasa gente por detrás
- Programar las reuniones con una pausa de como mínimo 5 o 10 minutos para descansar, dar tiempo para preparar la siguiente reunión o ir al baño.
- Adaptar al estilo de liderazgo. Un año después ya habrás comprobado que no todas las tácticas o rutinas de las reuniones presenciales son extrapolables a las telemáticas. La agilidad, la retroalimentación y la participación son clave en la vida en remoto.
- Aplicar algunas reglas de las reuniones presenciales: tener una agenda, empezar y acabar puntuales y manejar los monólogos. Mucho cuidado con los chats que pueden acabar dificultando las videoconferencias. En esos casos, es preferible desconectarlo.
- Combinar las videoconferencias con el teléfono. Para transmitir sólo información es preferible mantener el teléfono o el correo electrónico.
“El video es un medio más rico para colaborar o tomar decisiones, pero si solo se trata de transmitir información rápidamente, podría ser un correo electrónico, un mensaje de texto o una llamada telefónica” aconseja Reed.
Pese a las múltiples ventajas que obtenemos con las videoconferencias en las relaciones profesionales, factores como la socialización, la complicidad, el contacto cara a cara con los compañeros, son algunas de las cosas que echamos en falta de las reuniones virtuales. Por no hablar del síndrome que ya ha sido bautizado como fatiga de Zoom, fruto del exceso de interacción vía herramientas virtuales cada vez más común entre los empleados.
¿Por qué se produce la conocida como fatiga de Zoom?
Reuniones diarias por Meet y Teams, asistencia a webinars por Zoom, videollamadas con amigos y familiares por Whatsapp… La reciente investigación Nonverbal overlad: A theoretical argument for the causes of Zoom fatigue del Virtual Human Interaction Lab (VHIL) de la Universidad de Stanford, identifica cuatro razones que provocan cansancio en el uso de las videollamadas:
- Contacto visual excesivo y demasiado cerca de la pantalla distorsiona las dimensiones.
- Carga cognitiva.
- Estar como en un espejo todo el día.
- Movilidad reducida.
Este estudio evalúa las consecuencias psicológicas de pasar horas delante de este tipo de plataformas. El comportamiento no verbal se altera, ya que la interfaz de las aplicaciones tienen cosas que no hacemos en la vida real y todo ello requiere de un mayor esfuerzo que acaba provocando esa sensación de fatiga y ansiedad. Durante las intervenciones por videoconferencia se habla con volumen un 15% mayor, y se sustituye la falta de cercanía física exagerando el lenguaje no verbal como asentir con más insistencia o mirar fijamente a la cámara.
En la investigación, Bailenson propone cuatro soluciones a estos cuatro factores como, por ejemplo, apagar durante unos minutos la cámara para poder moverse y reducir esa dependencia visual. Sin embargo, el informe no incluye una quinta solución que, sin duda, es la más innovadora: los hologramas. El pasado mes de diciembre este profesor ya hablaba en la BBC de cómo la realidad virtual podría ser una solución y, más recientemente, en un artículo en el Financial Times apuntaba a avatares que, a través de gafas o lentes, pudieran aparecer en nuestra habitación. Las caras planas de las pantallas serían sustituidas por rostros en 3D que permitirían captar el lenguaje corporal y otras señales no verbales y la tecnología nos permitiría mirarnos y movernos por una habitación con más normalidad.
El tiempo semanal dedicado a las reuniones se ha más que doblado en el último año según datos de Microsoft, recogido del informe Word Trend Index 2021 realizado a más de 30.000 personas en 31 países. En concreto se ha disparado un 148% entre febrero de 2020 y febrero de 2021 y de media, las reuniones en Teams han pasado de 35 a 45 minutos en el último año, siendo un 62% de las llamadas y reuniones no programadas o realizadas ad hoc. Además, el usuario promedio ha enviado un 45% más de mensajes de chat por semana y un 42% más de chats por persona fuera del horario de atención.
Seguridad y privacidad de las aplicaciones de videollamada
Ya hablamos en un post sobre algunas indicaciones para videollamadas seguras ya que estas herramientas tecnológicas pueden ser un gancho para ciberataques. El Informe Análisis funcional y de seguridad de las herramientas para videoconferencias elaborado por la Agència de Ciberseguretat de Catalunya y la Fundació i2CAT, recoge la descripción de las características de seguridad y privacidad de las aplicaciones y las divide en dos ámbitos: Uso doméstico: Facebook Messenger, Google Duo, Houseparty, Instagram, Skype, WhatsApp y uso profesional: Cisco Webex, Google Meet, GoToMeeting, Jitsi Meet, Microsoft Teams, Zoom
El incremento exponencial del uso de las tecnologías y redes TIC a raíz de la situación de pandemia han empujado a las compañías proveedoras a adaptarse y aplicar mejoras constantes para optimizar las funciones y la seguridad de sus productos.
Alternativas a las videoconferencias
Un estudio de la University of Birmingham apunta que las videoconferencias generan una falta de sincronía y una disminución de la inteligencia colectiva frente a otros medios de comunicación más sencillos como el teléfono. La investigación subraya “la importancia de las señales de audio, que parecen verse comprometidas por el acceso al video”.
Este diagrama de flujo muestra la metodología utilizada para transformar los datos de cada participante en señales o medidas individuales a partir de las cuales se calculan las características de sincronía y comunicación hablada.
En definitiva, las videoconferencias no deberían ser el recurso para todo y hay empresas que ya están lanzando productos o soluciones innovadoras para hacer frente a esta problemática. Google ha diseñado un nuevo servicio ThreadIt para compartir vídeos cortos y que mucho recuerda a TikTok, con el objetivo de explicar en el tiempo imprescindible aquello que se desee con un solo vídeo o uniendo varios cortos, pudiendo compartir pantalla incluso y sin tener que programar reuniones en vivo.
