La COVID-19 acelera la digitalización de la administración pública
La irrupción del coronavirus ha obligado a instituciones y empresas a dar un salto de gigante en la transformación digital. La nueva normalidad con sus nuevos hábitos, normativas y medidas de seguridad ha urgido nuevas soluciones tecnológicas para automatizar y digitalizar procesos. La pandemia ha puesto a prueba a las administraciones públicas que, en mayor o menor medida, han tenido que demostrar que los ciudadanos podían continuar con sus trámites sin tener que pasar por ventanilla.
En España, el 58% de la población utiliza internet para interactuar con la administración pública, tres puntos más que la media europea, según los últimos indicadores de la administración pública española publicados por el Observatorio de los Marcos Nacionales e Interoperabilidad (NIFO) de la Comisión Europea. El porcentaje de ciudadanos que descargan y envían formularios oficiales se reduce hasta el 37 y el 47%, respectivamente. Aunque son datos anteriores al inicio de la pandemia y habrá que esperar a conocer exactamente qué impacto ha tenido la crisis sanitaria, intuimos que estas ratios habrán dado un salto. Y lo prevemos porque la digitalización de productos, servicios y habilidades ha avanzado siete años durante la pandemia, según una encuesta mundial realizada por McKinsey.
Desde marzo, la tecnología está favoreciendo la adaptación a la nueva realidad que ha dejado el coronavirus. Todas las administraciones han tenido que plantearse cómo seguir prestando servicios y trámites a los ciudadanos con el mínimo contacto personal. Aunque el camino hacia la administración electrónica hace tiempo que empezó, la pandemia lo ha acelerado y ha demostrado que la transformación digital es una necesidad, no una elección.
La UJI cuenta con 318 procedimientos electrónicos activos
Ponemos el foco en la experiencia de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló donde, inicialmente, el uso de las nuevas tecnologías de la información (TI) sirvió, como en muchas organizaciones, para garantizar el teletrabajo y la docencia en línea. Los equipos TI sumaron esfuerzos para lograr que los servicios tuvieran la menor incidencia posible. Superada esa primera fase, el reto ha sido facilitar la adaptación a las nuevas rutinas de gestión administrativa electrónica y de docencia online y semipresencial. Se ha tenido que preparar la infraestructura del Aula Virtual para las clases online pero también para la realización de exámenes.
La Unidad de Análisis y Desarrollo TI (UADTI) ha trabajado, además, en la digitalización de procedimientos que estaban en la cartera de proyectos pero que la pandemia ha convertido en prioritarios. Se ha digitalizado el proceso de entrega de los TFG y TFM, la firma de la asignación docente del profesorado (más conocido como el POD), la conformación de facturas o la firma de resoluciones y de la renovación de los contratos del profesorado asociado. Trámites que hasta ahora suponían mucho papeleo y tener que pasar documentos de mano en mano.
En la actualidad la UJI tiene 318 procedimientos electrónicos activos. El impulso no solo se ha dado en la administración electrónica. Durante estos meses, las TI están ayudando a cubrir nuevas necesidades que impone la pandemia. Es el caso de las votaciones electrónicas para poder votar en reuniones virtuales a través de la aplicación de la Gestión de órganos colegiados y de la nueva herramienta informática para gestionar la cita previa de algunas actividades y servicios de la Universidad. Y todo ello, como siempre, sustentado en el desarrollo propio y el código abierto.
