Automatizar y digitalizar la tramitación económica de la UJI
Firmar y tramitar electrónicamente facturas, expedientes contables o contratos menores. Es la misión que cumple la aplicación informática ‘Monitor de Conformidad’ de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló que, a raíz de la pandemia, ha extendido su funcionamiento a diferentes procedimientos contables. Esta solución, además, se ajusta a la legislación que obliga a que todas la facturas enviadas a la administración pública sean en formato electrónico.
La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló estrenó, como prueba piloto, hace tres años una aplicación para gestionar la conformidad de los contratos menores. Aunque aún estaba en pruebas, la irrupción de la pandemia, a partir de marzo de 2020, obligó a implementarla en otros procesos contables como son las facturas, los expedientes de gasto o los ingresos. La plataforma, desarrollada por la propia Universidad, permite a los responsables presupuestarios firmar telemáticamente los documentos necesarios para conformar, por ejemplo, una factura y así, posteriormente, contabilizarla y pagarla. El trabajo que se había hecho previamente, explica el Jefe de Servicio de Información Contable de la Universidad, Víctor Viciano, permitió que durante el confinamiento se utilizara como procedimiento alternativo provisional y se pudiera “garantizar, aunque con dificultades” la gestión económica de la Universidad. Esta aplicación permitió mantener, en pleno estado de alarma, el pago a proveedores y mitigar el impacto económico del coronavirus.
Con el ‘Monitor de Conformidad’ operativo la UJI puede hacer toda la tramitación económica de forma telemática
‘Monitor de conformidad’ es una herramienta informática que se integra dentro de la plataforma de información y gestión en línea IGLU de la UJI. Primero, se empezó con las peticiones de compras y facturas en servicios centrales y, posteriormente, se extendió al resto de unidades de gestión del campus. Ahora el equipo de la Unidad de Análisis y Desarrollo TI (UADTI) de la UJI, en colaboración con los Servicios Contables, está desarrollando la firma de modificaciones presupuestarias y las actas de recepción.
“Es la fase final de un largo proceso que se inició hace varios años con el doble objetivo de digitalizar toda la documentación económica administrativa y de automatizar al máximo los procesos”.
Victor Viciano, Jefe del Servicio de Información Contable de la UJI
Desde hace tiempo, el abanico de procedimientos que se ha incorporado a la administración electrónica en la Universidad no ha parado de crecer y, en los últimos dos años marcados por la pandemia y los cambios normativos, la automatización electrónica de los procesos de gestión aún ha sido más prioritaria.
Digitalización de procesos contables: eliminación de papel, agilidad y facilidad en el control y seguimiento de expedientes
Gracias a la digitalización de los procesos contables, ya no son necesarios los archivos físicos, ya que ha ayudado a disminuir el papel impreso. Desde las unidades de gestión de la UJI destacan que este ha sido uno de los impactos más visibles que ha tenido en la gestión económica del campus. Además el acceso a la documentación es inmediata y la tramitación y la firma se agiliza porque no tiene que enviarse el expediente en formato físico, como pasaba antes.
Rapidez en la tramitación. Ya no se requiere de una firma manual y además la aplicación permite firmar digitalmente los documentos de forma individual o por lotes, una vez se ha revisado la documentación y la conformidad. “Todos los procesos implicados se han agilizado, tanto las compras como la conformidad de facturas y la firma de documentos contables” remarcan desde la unidades de gestión.
Documentación digitalizada. Toda la documentación se ha digitalizado, desde facturas a informes, resoluciones, convocatorias o contractos, y se puede revisar telemáticamente antes de firmar su aprobación. Los documentos, en papel físico, ya no han de pasar de un servicio a otro y, además, se evitan posibles pérdidas.
Accesibilidad. Ha sido y es una herramienta fundamental porque la firma de los procesos contables se puede realizar desde cualquier ordenador y eso agiliza el proceso. Además, ha ayudado a que se pueda teletrabajar durante estos años de pandemia.
Mayor control y seguimiento del expediente. Desde el inicio de la solicitud de compra hasta el cierre del pedido y el enlace con la correspondiente factura, cada fase de firma o tramitación queda registrada en el sistema, dejando constancia de la fecha de firma de cada documento. Eso permite tener un mayor control y permite consultar en cualquier momento el estado del expediente.
La puesta en marcha de esta solución informática coincidió, además, con la entrada en vigor de la legislación que obliga a que todas las facturas enviadas a las administraciones públicas sean en formato electrónico, aunque en la UJI ya se utilizaba un software específico para la digitalización certificada de facturas y otros documentos de gasto e ingreso.
