La Universitat Jaume I estrena el nuevo portal de videoactas
Se trata de un portal web donde los miembros de los diferentes órganos de gobierno y de las comisiones de la universidad castellonense pueden consultar las grabaciones de les reuniones realizadas y las actas correspondientes. Un mismo espacio integra los vídeos y los documentos electrónicos para facilitar el acceso a la información.
La transformación digital y el incremento de las reuniones por sistemas de videoconferencia, impulsadas por la pandemia, han hecho que cada vez sean más las administraciones públicas que apuestan por las videoactas. Para ello se sirven de soluciones tecnológicas que permiten integrar en un misma plataforma el vídeo de la grabaciones de las reuniones y el acta electrónica firmada digitalmente. Lo hacen desde hace algunos años numerosos ayuntamientos para grabar los plenos municipales como un ejercicio de transparencia y para facilitar a la ciudadanía el acceso a la información.
Con estos mismos objetivos, algunas universidades españolas han comenzado a integrar estos sistemas. La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló, por ejemplo, acaba de poner en marcha el portal de videoactas. Así, las personas que integran los diferentes órganos de gobierno y las comisiones de la Universidad pueden reproducir las grabaciones y consultar las actas electrónicas de las reuniones. En el portal, las personas responsables de cada órgano o comisión pueden subir o bajar contenido, tanto en formato audio como vídeo, y enlazar o subir el acta de la reunión firmada electrónicamente.
Cada fichero subido en el portal tiene un hash, es decir, un código único que identifica el archivo y que cambia cuando se realiza cualquier modificación, permitiendo la trazabilidad del documento.
Con el portal se aprovechan las ventajas de las nuevas tecnologías porque facilita un soporte que hace posible la elaboración de las actas de una forma más rápida, transparente y segura a la vez que se dota a las actuaciones administrativas de validez legal. En concreto, el portal de videoactas permite el almacenamiento y conservación del acta y de la grabación asociada en condiciones de seguridad, garantiza que el acceso y la difusión de los contenidos grabados sea ajustada al ámbito de actuación y publicación de las actas de cada órgano y, sobre todo, asegura los principios de transparencia y publicidad.
Todas las grabaciones de reuniones disponibles en el portal deben estar acompañadas de su correspondiente acta, firmada por todos los cargos competentes. El portal de videoactas permite tanto subir un fichero en formato PDF como incluir un enlace. Esto último facilita el acceso a todas las actas que están incluidas en la aplicación de Gestión de Órganos Colegiados (GOC), que permite convocar y gestionar toda la información de las reuniones de los órganos colegiados, en el portal de transparencia o en otras webs propias de las comisiones.
