Cuenta atrás para digitalizar los procesos administrativos del programa Erasmus+
Seis universidades valencianas, entre ellas la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló; la Universidad de Murcia y la Universidad de Cantabria se han unido para desarrollar, de forma conjunta, el software que permitirá a los centros universitarios conectarse al nuevo sistema europeo para intercambiar los documentos y datos del alumnado Erasmus. Forma parte de la red Erasmus Without Paper que busca digitalizar y homogeneizar los contratos de estudios y los acuerdos institucionales del programa Erasmus+.
La idea de este proyecto se remonta a 2015 pero no es hasta hace un par de años cuando la Comisión Europea decide fijar un calendario. Entonces anunció que a partir de 2021 sería obligatorio el uso de Erasmus Without Paper como parte del próximo marco financiero plurianual (MFP). Aunque el plazo se ha visto alterado por la pandemia, la Comisión Europea ha planificado un despliegue gradual. Los diferentes centros universitarios con sistemas informáticos propios de gestión de programas de movilidad están trabajando para poner a punto la conexión a la red EWP. Es un paso imprescindible para que puedan intercambiar y gestionar los datos del alumnado de intercambio, los acuerdos de aprendizaje y los acuerdos interinstitucionales y lo hagan, de forma segura y eficiente.
A la práctica ¿qué significa? El objetivo final de este proyecto es eliminar cualquier papel físico de la gestión y tramitación de los diferentes contratos que se utilizan en el programa Erasmus+. Por un lado, incluye los convenios interinstitucionales, conocidos por sus siglas en inglés inter-institutional agreement (IIA) y que firman las universidades para recibir o enviar tanto alumnado como personal docente del programa Erasmus+. La Comisión Europea prevé que en el Programa 2021–2027, la renovación o la formación de nuevos acuerdos tiene que realizarse obligatoriamente en formato digital a través de esta plataforma como tarde al inicio del curso 2022/2023. Por otro lado, a través de la misma plataforma, también se compartirán los contratos académicos del estudiantado, es decir, los conocidos como Learning Agreement, que incluyen las asignaturas y el programa de estudios que realizará el alumnado durante sus movilidad en el extranjero.
Principales características
- Sustitución de un flujo de trabajo en papel por uno digital
- Reducir la carga de trabajo administrativo para estudiantes y personal.
- Racionalización de soluciones técnicas para la movilidad de estudiantes.
- Creación de infraestructura pública gratuita.
La gestión de la movilidad Erasmus+ puede ser un “proceso engorroso, complejo y costoso para las instituciones de educación superior”. Esta iniciativa “utiliza la última tecnología digital para allanar el camino para que los coordinadores Erasmus gestionen las movilidades de manera más eficiente”
Para que este proyecto sea una realidad, inicialmente se puso en marcha un proyecto piloto en la Universidad de Varsovia donde también participaron la Universidad de Málaga y el Grupo de Compostela Universidades. En este piloto se diseño esta red de comunicación para poder intercambiar datos de estudiantes de forma electrónica y se construyeron unos conectores a través de APIs que permitieran a las universidades enviar y recibir datos a través de la red. Se trata de un proyecto open source y se encuentra en el repositorio de Github. Ahora las diferentes instituciones universitarias están centradas en trabajar y desarrollar esa capa intermedia que les permita conectarse a la plataforma europea.
Desarrollo colaborativo de las universidades valencianas
Para agilizar y sumar esfuerzos, las universidades valencianas se han unido para desarrollar e implementar, de forma conjunta, el software que les permitirá conectarse al sistema europeo de intercambio de datos y contratos Erasmus. Se trata de la Universitat de València (UV), la Universitat Politècnica de València (UPV), la Universitat Jaume I (UJI), la Universitat d’Alacant (UA), la Universidad Miguel Hernández (UMH) y la Universidad Católica de Valencia (UCV), a las que se han añadido la Universidad de Murcia y la Universidad de Cantabria. De esta manera, impulsan el segundo gran proyecto TI colaborativo de los centros valencianos, tras el desarrollo de la solución Gestión de órganos colegiados (GOC) para convocar y gestionar reuniones de este tipo de órganos. El objetivo es que, durante este curso académico 2021/2022, se hagan pruebas y que esté plenamente operativo en el próximo curso 2022/2023. Así, los contratos que se gestionan ahora en los sistemas propios de cada universidad estarán conectados a la plataforma europea, de manera que estará todo sincronizado y se digitalizará y homogeneizará completamente la gestión.
Todo esto, se enmarca en el proyecto European Digital Student Service Infrastructure (EDSSI), es decir, la infraestructura europea de servicios digitales para estudiantes y que integra, además, la Tarjeta Europea de Estudiantes (Erasmus Student Card Initiative, ESCI) que permitirá a todos los estudiantes identificarse y matricularse electrónicamente de manera fácil y segura en cualquier institución de educación superior de la Unión Europea cuando se desplacen al extranjero, sin tener que completar trámites de matriculación ni hacer papeleos de forma física.
