Agilizar la convocatoria de reuniones a golpe de clic
La organización de una reunión de una empresa, institución u órgano colegiado, ya sea el Claustro de la Universidad, el Consejo de Gobierno o una Junta de Facultad, requiere mucho tiempo y planificación para convocar a los asistentes, informarles de los puntos del orden del día y plasmar, posteriormente, en un acta el resultado de los acuerdos y deliberaciones. Pero hoy lanzamos esta pregunta: ¿Se puede digitalizar y acelerar todo este proceso?
Los órganos colegiados tienen reuniones periódicas que exigen citar a sus miembros con suficiente antelación, confirmar su asistencia y reunir una gran cantidad de información y documentación sobre los temas a tratar para transmitírsela. Con el objetivo de facilitar todo este trabajo la Universitat Jaume I (UJI) de Castellón ha desarrollado, conjuntamente con la Universidad Politécnica de Valencia (UPV), la Universidad de Alicante (UA) y la Universitat de València (UV), una solución online: Gestión de órganos colegiados (GOC). Es una aplicación pensada para convocar y gestionar digitalmente este tipo de reuniones desde una única plataforma.
La tecnología nos está ayudando, tanto en nuestra vida profesional como en nuestra vida personal y privada, dejando atrás algunos soportes tradicionales como el papel. Es el caso de GOC, que cubre todo el proceso de organización de una reunión, con claras ventajas para el personal encargado de todas estas tareas. Y es que el peso de las reuniones en nuestro trabajo diario es muy importante. Lo confirma un estudio, realizado por eShare en Reino Unido, que apunta que hasta el 25% del tiempo de trabajo se invierte en reuniones. Y a nadie se le escapa que la clave de su éxito es una buena planificación y gestión.
Los 5 beneficios
Para realizar una convocatoria eficaz, estas soluciones software pueden servirnos de gran ayuda. Sus beneficios se pueden resumir en 5 puntos:
- El sistema digital sustituye el papel o teléfono. Se evitan o minimizan las llamadas telefónicas para informar a los asistentes de la convocatoria de una reunión, las fotocopias de la documentación sobre las cuestiones que se debatirán o el constante envío de correos electrónicos. Por tanto, permite ahorrar en papel pero también en tiempo.
- Una única plataforma cubre todo el proceso. Desde su convocatoria hasta el cierre del acta. Así, la aplicación facilita los trámites y permite, con una misma herramienta, convocar a los asistentes, añadir los puntos del orden del día, adjuntar documentación y cerrar el acta.
- Toda la información de la reunión en un clic. De forma fácil y sencilla los asistentes pueden acceder a la información y documentación de la reunión: el día y la hora, los puntos del orden del día, los miembros que han estado convocados y, posteriormente, los acuerdos y deliberaciones.
- Los miembros pueden confirmar su asistencia, designar un suplente o delegar el voto. Los asistentes ya no tienen que hacer llamadas o enviar correos para ratificar que podrán asistir a la reunión o comunicar que no podrán ir y que, en representación suya, acudirá otra persona, ya que todos estas notificaciones están a su alcance desde GOC.
- Cerrar y archivar el acta digitalmente. Permite recoger y plasmar, de forma online, el resultado de los acuerdos y deliberaciones, para seguidamente cerrar el acta, validarla, firmarla digitalmente y archivarla para que se guarde en un histórico. El mismo espacio que gestiona la información de una reunión almacena toda su información y datos.
GOC es el primer proyecto colaborativo que desarrollan y ponen en marcha las universidades valencianas. El código y el manual de uso de la aplicación están disponibles de forma abierta, siguiendo con la filosofía del software libre y con el objetivo de compartir conocimiento.
