Herramientas imprescindibles para sobrevivir en el teletrabajo
Después de la pandemia por la COVID-19, es probable que el 41% de los empleados trabajen de forma remota, al menos una parte del tiempo, según las previsiones de la consultora Gartner. Este confinamiento está siendo una gran prueba de fuego para empezar y adaptarse al teletrabrajo. Y las herramientas y aplicaciones informáticas se han convertido en las principales compañeras de este viaje.
Los niveles de teletrabajo eran muy bajos en la mayoría de las compañías antes de la crisis sanitaria por el coronavirus. Muchas organizaciones han tenido que dar un giro de 180 grados y, en pocos días o semanas, han tenido que adaptarse al trabajo remoto. La pregunta es ¿este teletrabajo impuesto ha venido para quedarse? Los datos nos dicen que, al menos una parte se lo están planteando: el 74% de las compañías tiene intención de trasladar algunos de sus empleados al teletrabajo de forma permanente, tras el confinamiento, según Gartner.
Sea como sea, esta pandemia está revolucionándolo y cambiándolo todo y lo hace en tiempo y velocidad récord. Muchas herramientas informáticas nos está ayudando a adaptarnos, a reinventarnos y a seguir con nuestra actividad laboral desde casa. Por eso, hemos recopilado en una lista algunas de estas tecnologías de la información (TI) que pueden ser imprescindibles en nuestro a día a día en remoto:
Transferencia de archivos
Google Drive. Permite guardar, compartir y acceder a tus archivos desde cualquier equipo. Las cuentas personales tienen hasta 15GB de espacio de almacenamiento gratuito. Por cierto que, a partir del 30 de septiembre, ya no será posible guardar un mismo archivo en varias carpetas a la vez. El único recurso disponible será el de los accesos directos.
OneDrive. Herramienta de Microsoft Office 365 que permite almacenar y compartir archivos de aplicaciones de Word, Excel, PowerPoint o One Note para que estén disponibles desde cualquier dispositivo. Ofrece 5GB de espacio gratuito al crear una cuenta en el servicio.
WeTransfer. Servicio que permite enviar o recibir hasta 20GB por transferencia, de forma gratuita. No es necesario darse de alta para utilizarlo.
Dropbox. Servicio para guardar y compartir archivos multiplataforma en la nube. La versión gratuita tiene una capacidad inicial de 2GB.
Videoconferencias
Google Meet. Su uso diario es 30 veces mayor al del pasado mes de enero llegando a los tres millones de nuevos usuarios diarios. El gigante tecnológico acaba poner esta herramienta a disposición de todos lo usuarios con una cuenta de Gmail de forma gratuita. Además, desde marzo, ofrece a los clientes de G Suite y G Suite for Education un servicio más amplio: reuniones de hasta 250 participantes y transmisión en vivo para hasta 100.000 espectadores dentro de un dominio. Permite planificar la reunión en Calendar y grabarla y guardarla en Google Drive. Medidas que, en principio, se alargarán hasta finales de septiembre.
Microsoft Teams. El número de usuarios también ha experimentado un gran crecimiento. La compañía ha aumentado a 9 el número de participantes que se pueden ver simultáneamente, tras las peticiones de los usuarios y ha anunciado, además, que seguirá trabajando en aumentar este número.
Skype. Herramienta muy popular de Microsoft para usuarios con cuenta Outlook, aunque permite unirse a una videollamada usando un enlace. Ofrece la posibilidad de hacer reuniones grupales online para un total de 50 personas de forma gratuita en cualquier dispositivo móvil, tableta o equipo. Desde la aplicación también se pueden hacer llamadas a teléfonos fijos o móviles.
Zoom. Su versión gratuita ofrece videoconferencias con hasta 100 participantes y un límite de 40 minutos. Ha disparado el número de usuarios desde el inicio de la crisis por la COVID-19 y ha sido centro de polémica por sus grietas de seguridad. El Centro Criptográfico Nacional (CCN) afirma que puede ser una opción para reuniones que no sean sensibles en su contenido, ya que algunas de sus funciones, advierte, pueden comprometer la seguridad y la confidencialidad de sus comunicaciones y datos.
Jitsi Meet. Es un software de código abierto, gratuito que no necesita de instalación ni de ninguna aplicación ni registro en PC. Es el programa que ha utilizado el Gobierno para organizar las ruedas de prensa con los periodistas.
Cisco Webex. Plataforma que facilita las conferencias de vídeo, las reuniones en línea y los seminarios web. Su versión gratuita ofrece, con hasta 3 usuarios y 50 participantes, conexiones de hasta 40 minutos. Las reuniones se añaden automáticamente a su calendario de Outlook, Office 365 o Google, entre otros. Es el sistema que han utilizado, por ejemplo, las universidades públicas valencianas para reunirse con la Conselleria d’Universitats y coordinar la docencia online durante esta pandemia.
Mensajería instantánea
Slack. Herramienta de mensajería profesional que permite solucionar preguntas de forma rápida, compartir archivos y llamadas de voz. És básica para el trabajo en remoto. Su uso también ha crecido de forma notable durante la pandemia hasta llegar a los 12 millones y medio de usuarios conectados de forma simultánea, según datos recogidos por Forbes.
Trabajo colaborativo
Screen. Ahora mismo es gratuita y permite trabajar en equipo compartiendo la misma pantalla de forma rápida y con control multiusuario. Cada participante tiene un cursor con su nombre sobre la pantalla.
Atlassian. Conjunto de herramientas en línea para administrar y gestionar las tareas de un proyecto y hacer el seguimiento de errores e incidencias. Recientemente ha puesto a disposición de los usuarios una gama más amplia de aplicaciones de forma gratuita. Equipos de hasta diez pueden acceder a versiones basadas en la nube de Jira Software, Confluence, Jira Service Desk y Jira Core sin coste.
Trello. Aplicación de Atlassian. Crea tarjetas, listas y tableros para organizar y planificar proyectos. Ofrece la posibilidad de integrarlo con Drive, Slack, Jira y otras herramientas de gestión y trabajo.
Asana. Plataforma de gestión del trabajo en equipo para el seguimiento de proyectos y tareas diarias.
Espacios virtuales
Miro. Pizarra colaborativa para crear post-its virtuales, mapas e imágenes, moviendo información en tiempo real. Es muy útil para formaciones en remoto y reuniones con lluvia de ideas o con la intención, por ejemplo, de volcar un Excel.
Mural. Esta aplicación permite recrear un corcho virtual para interactuar entre diversos usuarios. Muy útil para talleres y reuniones y poner en común ideas y proyectos.
Whiteboard. Pizarra digital de Microsoft para trabajar en equipo, de forma remota y simultánea. Los usuarios pueden dibujar, escribir, poner notas o fotografías. Permite conectarla con Google Meet.
Stormboard. Otra pizarra digital para compartir vídeos, archivos excel o documentos en word o pdf, entre otros. Además, incorpora un chat.
