El camino hacia la administración electrónica
Aunque eliminar totalmente el papel en la gestión universitaria parezca aún una utopía, cada vez hay más procedimientos que se integran en la administración electrónica. La Universitat Jaume I de Castelló (UJI) ha apostado, firmemente, por las tecnologías de la información en su transformación digital. Hoy nos preguntamos ¿en qué situación se encuentra? ¿cuántos procedimientos hay activos? ¿cuáles son las herramientas más utilizadas? ¿cuáles son los retos de futuro?
“La Universitat Jaume I ha apostado, desde su creación, por las técnicas electrónicas y las tecnologías de la información (TI), hasta el punto que forman parte de un elemento definitorio del estilo de universidad” según recoge su reglamento de administración electrónica, de enero de 2016. Ya en 2001, la UJI aprobó una primera normativa que regulaba la utilización de las TIC en los procedimientos administrativos, creó el Consejo Asesor de las TIC y el Registro Telemático y, en 2007, se publicó la resolución del rector sobre certificados de notas electrónicos.
Desde entonces, el abanico de procedimientos que se han incorporado a la administración electrónica no ha parado de crecer. Ya son más de 300 los que están activos, aunque se está trabajando en una simplificación administrativa que podría hacer reducir el número. Además, este despliegue se ha sustentado en software de desarrollo propio y de código abierto, otra de las señas de identidad de la universidad castellonense. A través de la Sede Electrónica los miembros de la comunidad universitaria y los ciudadanos en general pueden acceder a las principales herramientas de tramitación telemática, como son el Boletín Oficial de la Universitat Jaume I (BOUJI), el Registro electrónico, el Centro de Atención a Usuarios (CAU) o el Buzón de consultas, quejas, sugerencias y felicitaciones. Recientemente, además, se ha incorporado el Tablón de reuniones, que recoge las reuniones convocadas o realizadas a través de la aplicación Gestión de órganos colegiados, de la que ya os hemos hablado en más de una ocasión en este blog.
La UJI, pionera y en vanguardia en el uso de las nuevas tecnologías, es un ejemplo de cómo las herramientas para implantar la administración electrónica en las universidades españolas ya están plenamente consolidadas. La administración electrónica no solo reduce costes sino que disminuye tiempos de espera y mucho papeleo. Según el último Mapa de la Administración Electrónica en las Universidades Españolas, publicado en 2016, las universidades tenían desplegados un 68% de los elementos propios de la administración electrónica.
Las universidades contribuyen, por tanto, a que la administración electrónica española sea un referente. De hecho, España mantiene el cuarto puesto de la Unión Europea en administración electrónica. Ha mejorado su puntuación, situándose por delante de Alemania, Francia, Reino Unido e Italia. Los datos confirman que dentro del tsunami digital, la administración electrónica avanza a buen ritmo en las administraciones públicas. Y es que está claro que, según dice la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, “una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no solo sirve a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados a la vez que facilita una mejor transparencia”.
