¿Cómo mantener la etiqueta en una videoconferencia?
El confinamiento por la COVID-19 ha disparado el uso de aplicaciones y software para realizar videoconferencias. Herramientas que permiten mantener el contacto y la comunicación con compañeros y seguir con las reuniones de trabajo. Pero una reunión virtual ¿sigue el mismo protocolo que una presencial? Aquí va una lista con los principales consejos para no perder la etiqueta en una reunión en remoto.
A nadie le extraña que Microsoft Teams, Zoom o Skype sean tres de las aplicaciones más populares durante el confinamiento por la COVID-19, según datos del portal Statista. Otras como Google Hangouts Meet o Jitsi están aumentando su número de usuarios diariamente. La cuarentena, decretada por la crisis sanitaria del coronavirus, ha hecho que se busquen alternativas online para seguir comunicándose en el trabajo, pero también con la familia y amigos. Las reuniones virtuales son uno de los retos de los equipos que trabajan en remoto y estos días se están poniendo a prueba.
El sentido común nos dice que, muchos de los hábitos que tenemos a la hora de convocar y asistir a una reunión en la oficina, son los que tenemos que seguir aplicando en el mundo virtual. Aún así, realizar las reuniones desde casa, en un ambiente mucho menos laboral, nos puede conducir a cometer errores. ¿Cómo podemos evitarlos? Hemos recogido algunos consejos y pautas sobre cómo mantener la etiqueta en una videoconferencia.
Prueba técnica. Comprobad con suficiente tiempo de antelación que la cámara web, el micrófono y los altavoces o auriculares funcionan correctamente. No esperéis a uniros a la videoconferencia en el último minuto.
Planificación. Parad y dedicad unos minutos a pensar en la reunión antes de empezar. Haced al menos un breve esquema con los temas a tratar e id controlando el tiempo. Así evitaréis que se alargue de forma innecesaria. Pensad en esta conocida frase inglesa “the mind can absorb what the seat can endure”, es decir, la mente puede absorber lo que el asiento puede soportar.
Mirar a cámara. Es importante mantener el contacto visual con el resto de participantes mirando a cámara. Si apartáis la mirada, puede indicar que estáis haciendo otras cosas o que estáis distraídos.
Concentración. Evitad en la medida de lo posible hacer otras cosas durante la reunión y huid de distracciones e interrupciones. No se trata de hacer una reunión mientras cocináis, chateáis con amigos o leéis una revista.
Ubicación. Buscad un lugar de la casa ordenado y tranquilo, donde el sonido ambiente o el ruido no dificulten el desarrollo de la reunión. Es mejor que dejéis a vuestras mascotas en otra habitación para evitar que os interrumpan.
Ruidos. Además de buscar un lugar tranquilo de la casa, evitad teclear en el ordenador durante la reunión para reducir molestias. Es preferible que toméis notas a mano y, si es imprescindible utilizar el teclado, simplemente silenciad vuestro micrófono.
Participación. Si la reunión está convocada para numerosas personas, es importante que os identifiquéis antes de hablar. Si dirigís la reunión, sed pro activos e invitad al resto a participar y a que intervengan con sus valoraciones y aportaciones.
Abandonar la reunión. Avisad si tenéis que dejar la reunión antes de que finalice. Si no queréis interrumpir, al menos dejad un mensaje privado a los participantes.
Etiqueta. Vestid de forma adecuada y no comáis durante la reunión. ¿Irías a una reunión en la oficina en pijama? o ¿entrarías a la reunión con un bocata?
Finalizar reunión. Acordaros siempre de apagar y desconectar la aplicación de videoconferencia cuando acabe y no olvidéis cerrar la cámara y micrófono. Un micrófono abierto siempre puede jugar malas pasadas.
Estas recomendaciones os pueden ayudar a seguir teniendo reuniones de trabajo mientras dura el confinamiento, aunque a nadie se le escapa que trabajar varias persones desde casa, con niños jugando y haciendo deberes, puede ser tarea complicada. En todo caso, la clave es mantener la comunicación y el contacto y más en un momento de aislamiento como el que nos está tocando vivir.
