Cartera de proyectos: priorizar y planificar las necesidades TI
La Universitat Jaume I (UJI) de Castelló está inmersa en la novena edición de la convocatoria de proyectos de tecnologías de la información (TI). Una convocatoria interna anual abierta a toda la comunidad universitaria para que haga sus propuestas sobre el desarrollo de nuevo programario o la puesta en marcha de infraestructuras y servicios informáticos. La cartera de proyectos se ha convertido en una herramienta clave en cualquier modelo de gobierno TI.
La UJI fue una de las universidades españolas pioneras en implantar una cartera de proyectos (también conocida como portfolio TI), junto a otras instituciones como la Universidad Politécnica de Cartagena (UPTC) o la Universitat de les Illes Balears (UIB). Desde el curso 2011–2012, la universidad castellonense abre cada año una convocatoria interna para definir, seleccionar y planificar sus soluciones y servicios TI. Es la manera en que tradicionalmente ha trabajado cualquier organización empresarial y que, progresivamente, las universidades españolas han ido introduciendo en su gestión TI. De hecho, según el último informe disponible UNIVERSITIC de 2017 de la Sectorial Crue-Tic “un 80% de las universidades posee una cartera de inversiones TI anual con los principales proyectos TI”. En este sentido, el libro Cómo priorizar los proyectos TI estratégicos para tu universidad refuerza la importancia de este modelo: “quizás sea la selección y priorización de la cartera de proyectos de TI uno de los procesos de mayor efectividad para la ejecución de la estrategia de TI en cualquier organización”.
“Hay que concentrar los recursos disponibles en las tareas que aporten mayor valor a la institución”
Con el objetivo de ordenar y mejorar la planificación de los proyectos TI y de optimizar los recursos, se convocó la primera cartera de la UJI. Además, la Universidad siempre ha apostado por el uso de las TI, diseñando y desplegando sus propias aplicaciones de código abierto. Este es ya el noveno año en que se convoca la cartera de proyectos. Las propuestas pueden surgir de cualquier servicio, unidad o departamento y, además, cuentan con la orientación del equipo técnico implicado en la convocatoria: Servicio de Informática (SI), Unidad de Análisis y Desarrollo TI (UADTI) y Oficina de Innovación y Auditoría TI (OIATI). El Consejo de Dirección selecciona aquellas propuestas que están motivadas por un cambio normativo y aquellas que se estiman prioritarias, por los beneficios que comportan a la Universidad o el ahorro que supondrá, ya sea en tiempo ya sea en recursos humanos y económicos. Para el Vicerrector de Campus y Vida Saludable, Rafael Mayo, “hay que concentrar los recursos disponibles en las tareas que aporten mayor valor a la institución y se alineen con los objetivos estratégicos”.
Antes, no había una visualización conjunta sobre los servicios TI que había en la Universidad, ni qué proyectos estaban en marcha. Con la cartera de proyectos se ha ordenado el tráfico de peticiones y se ha conseguido una planificación y un calendario y, todo ello, buscando la participación de toda la comunidad universitaria. Es una herramienta estratégica y cada vez hay más servicios que tienen interiorizado que sus peticiones tienen que pasar por la cartera de proyectos. De hecho, se busca la implicación de los diferentes servicios para que, una vez seleccionado, lo supervisen y formen parte de su desarrollo. En el caso de la aplicaciones, por ejemplo, se consigue a través de la figura del product owner, de manera que la persona de la unidad que hace la propuesta controle y vea qué se está haciendo, en qué orden y con qué calendario.
Esta novena convocatoria se focaliza en cinco líneas de trabajo:
- proceso interno de simplificación administrativas y la aplicación de los servicios de TI de la administración electrónica (eAdm)
- ámbito de prestación de infraestructuras, preferentemente en la nube
- prestación especializada de servicios TI asociados al lugar de trabajo, como el escritorio virtual y los servicios de almacenaje institucional
- ámbito de explotación de datos
- ámbito de renovación en la refactorización de aplicaciones
El período de presentación de propuestas finaliza el próximo 8 de diciembre. Posteriormente, se hará una selección de los proyectos y, en enero, se publicará una lista priorizada de las propuestas aceptadas y de los recursos asignados, tanto humanos como presupuestarios, para ejecutarlas durante el 2020. En la octava convocatoria, por ejemplo, se presentaron más de 80 proyectos, a los que se han sumado una trentena más fuera de la cartera por circunstancias excepcionales. Gracias a la cartera de proyectos, durante estos años, se han automatizado muchos procedimientos de gestión académica y económica. Es el caso, por ejemplo, de todos los formularios de solicitudes que el alumnado tenía que presentar por registro una vez acabado el período de matrícula y que comportaban largas colas en el edificio del Rectorado o la implementación del Anota RCP, en el que se está trabajando, para que permita al Servicio de Recursos Humanos el envío de documentos electrónicos al Registro Central de Persona.
