Aumentar las medidas de seguridad en la gestión y firma de las actas académicas
Agilizar la gestión de las actas de los estudios oficiales y conseguir que el profesorado las pueda firmar electrónicamente desde el mismo servidor sin necesidad de ningún certificado digital. Son algunos de los objetivos que planteó el Servicio de Gestión de la Docencia y Estudiantes a la Unidad de Análisis y Desarrollo TI (UADTI) de la Universitat Jaume I (UJI) de Castellón para que desarrollara una nueva aplicación de Actas académicas, que ha entrado en pleno funcionamiento este curso 2017–2018.
Con los tiempos que corren y con un peso cada vez más importante de la administración electrónica en la gestión universitaria, no es de extrañar que el 100% de las universidades españolas dispongan ya de una aplicación informática para gestionar los procedimientos necesarios para la elaboración de las actas de calificación, según recoge el último Análisis de las TIC en las Universidades Españolas UNIVERSITIC 2017 que elabora la Comisión Sectorial TIC de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE). Este dato demuestra que la nueva versión de Actas académicas de la UJI es, por tanto, una herramienta fundamental. Y se demuestra especialmente estos días, en pleno período de traspaso de actas, ya que está facilitando el trabajo y la tramitación, tanto al profesorado como al personal de administración.
Actas académicas es una herramienta informática que permite registrar oficialmente en un documento las notas que un profesor o profesora pone en una asignatura y firmar el acta de forma electrónica sin necesidad de ningún certificado digital. Tras meses de trabajo, desde la UADTI han conseguido diseñar un sistema de código abierto que cubre todo el proceso de gestión, desde que el profesorado introduce la notas hasta que traspasa el acta incluyendo la firma digital.
Más medidas de seguridad
Pero además de las ventajas para la gestión, se han reforzados las medidas de seguridad de la aplicación para poder controlar y saber en todo momento quién, cuándo y cómo se realizan cambios de notas en las actas académicas. La nueva versión está pensada, además, para archivar todas las actas electrónicamente facilitando su acceso y consulta y evitando la impresión o el envío de documentos físicos. La misma herramienta, además, permite controlar y supervisar cuántas actas de un departamento determinado se han traspasado y cuántas están pendientes.
Además de incorporar estas funciones, Actas académicas sigue permitiendo poner las notas tanto de forma simple como desglosada por tipos de evaluación, exportarlas e importarlas en una hoja de cálculo, crear parciales, fijar las revisiones, publicar las notas de forma provisional en el tablón virtual del alumnado, notificarla directamente y personalmente a través de un correo electrónico y gestionar las diligencias en caso de tener que modificar algún dato después de haber traspasado ya el acta. Y todo ello ajustándose a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
